$power$point: la scrittura al servizio del profitto

Bezos e il suo staff hanno arruolato la scrittura argomentativa alle proprie finalità aziendali, come raccontano per esteso Bryan e Carr:

Se chiedete ai dipendenti di Amazon che cosa hanno trovato strano nei primi giorni trascorsi in azienda, molti sicuramente menzionerebbero il silenzio di una ventina di minuti che accompagna l’inizio di molte riunioni. Ad Amazon, dopo un breve scambio di saluti e convenevoli, ognuno si siede al tavolo e la stanza sprofonda nel silenzio. Non si sente volare una mosca. Questo silenzio è dovuto al fatto che, prima di cominciare a discutere, tutti devono leggere un documento di sei pagine.
Rispetto ad altre aziende, Amazon fa molto più affidamento sul potere della parola scritta per sviluppare e comunicare idee, e questo fornisce un grandissimo vantaggio. In questo capitolo, vedremo come e perché Amazon è passata dall’impiego di PowerPoint e altri software di presentazione alle relazioni scritte, e quali benefici hanno accompagnato questa transizione.
Amazon impiega due principali forme di relazione. La prima sono le «sei pagine». Si tratta di un documento usato per descrivere, revisionare o proporre molti tipi diversi di idee, processi o attività. La seconda è il formato comunicato stampa/domande frequenti (PR/FAQ), strettamente collegato all’approccio working backwards e impiegato nello sviluppo di nuovi prodotti. (…)

Io [Bryar] e Jeff [Bezos] (…) avevamo un po’ di tempo libero durante un volo (…), e lo dedicammo alla lettura di un saggio intitolato The Cognitive Style of PowerPoint: Pitching Out Corrupts Within (…) scritto da Edward Tufte, un professore di Yale esperto di visualizzazione dell’informazione. In una singola frase, Tufte riassumeva i problemi a noi così familiari: «Più l’analisi è causale, multivariata, comparativa, basata sulle evidenze e dettagliata, più gli elenchi puntati sono dannosi». La descrizione si applicava perfettamente alle [nostre ]riunioni: erano complesse, interconnesse, richiedevano molte informazioni e prevedevano decisioni con conseguenze pesanti. Un simile tipo di analisi non è ben supportato da una serie lineare di diapositive che rendono difficile collegare un’idea all’altra, da brevi descrizioni che non consentono di andare a fondo e da effetti visivi più deconcentranti che illuminanti. Invece di semplificare le cose, PowerPoint può rimuovere da una discussione sfumature importanti. Durante le nostre riunioni, le presentazioni PowerPoint non erano mai sufficienti, nemmeno quando erano accompagnate da ulteriori appunti o materiali di approfondimento. (…)
Nel suo saggio, Tufte proponeva una soluzione. «Per le presentazioni più approfondite», scriveva, «può essere utile sostituire le diapositive di PowerPoint con documenti cartacei che raggruppano parole, numeri, grafici e immagini. Documenti di buona qualità consentono ai lettori di contestualizzare, confrontare, narrare e riformulare quanto affermato. Invece, le presentazioni superficiali tendono a essere dimenticate, rendono il pubblico passivo e sminuiscono la credibilità di chi presenta.»
Tufte dava anche un consiglio su come iniziare. «Per effettuare questa transizione nelle aziende più grandi, è necessario un ordine dall’alto: ‘D’ora in poi, il software da usare per le presentazioni è Microsoft Word, non PowerPoint. Fateci l’abitudine’.» È più o meno ciò che facemmo anche noi. (…) Il 9 giugno 2004, i membri dell’S-Team ricevettero un’e-mail con il seguente oggetto: «D’ora in poi, non ci saranno più presentazioni PowerPoint per l’S-Team». Il messaggio era semplice, conciso e rivoluzionario: da quel momento in poi, i membri dell’S-Team avrebbero dovuto scrivere brevi relazioni per presentare le proprie idee durante le riunioni: PowerPoint era stato messo al bando.
Fui io (…) a inviare l’e-mail. Ovviamente, ero stato istruito da Jeff, l’unica persona in tutta l’azienda a poter prendere una decisione di tale importanza.

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